Términos y condiciones del Portal Transaccional

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1. ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO
Estas condiciones regulan el uso de la página web de SIMPLE S.A., de sus contenidos y de la información que allí se encuentra. Lea con detenimiento y cuidadosamente este manual de uso del portal www.pagosimple.com y www.simple.co
Los términos y condiciones expresados en este reglamento son vinculantes para el uso del sitio página web www.pagosimple.com y www.simple.co
En caso de no estar de acuerdo con las condiciones aquí contenidas, absténgase de continuar con el uso del portal, de lo contrario usted habrá aceptado integralmente y sin reservas los términos de este reglamento de uso, de sus posteriores modificaciones y actualizaciones.

2. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Para los propósitos de este reglamento se aplican los términos y definiciones presentadas a continuación:

Operador de Información: entidad que suministra al Aportante el acceso a la planilla integrada de liquidación de aportes y permite el ingreso, modificación, validación y corrección posterior de los conceptos detallados de pagos.

Sistema de Seguridad Social: está conformado por los sistemas de Pensiones, Salud, Riesgos Laborales y Servicios Sociales Complementarios.

Planilla Integrada de Liquidación de Aportes: formulario electrónico dispuesto por el Ministerio de Salud para el reporte de la información y pago de los Aportantes al Sistema de Seguridad Social.

Administradora: se entienden por las entidades Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP), Entidades Promotoras de Salud (EPS), entidades Administradoras de Riesgos Laborales (ARL), así como el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF), las Cajas de Compensación Familiar (CCF) y, en lo pertinente, a la Escuela Superior de Administración Pública y el Ministerio de Educación Nacional (MEN).

El Portal: corresponde a la Página Web www.simple.co

Zona Pública del Portal: comprende las partes o secciones del portal, cuyo contenido de información es clasificado como público y puede ser consultado por cualquier persona, sin afectar la confidencialidad de los Aportantes en www.pagosimple.com y www.simple.co.

Zona Transaccional del Portal: comprende específicamente la sección transaccional del portal, cuyo contenido de información es clasificado como confidencial y puede ser consultado únicamente por EL USUARIO acreditado o Aportante, previamente inscrito en EL SISTEMA. La información a consultar es únicamente la de su propiedad.

Entidades Financieras Originadoras o Autorizadoras: entidades financieras con las que el Aportante tiene una relación contractual en virtud de la cual mantiene en depósito los recursos con los cuales realizará los pagos derivados de las planillas de liquidación de aportes.

3. INTRODUCCION
En adelante y para todos los efectos contenidos en el presente reglamento la sociedad SIMPLE S.A. se denominará EL OPERADOR DE INFORMACIÓN y los Aportantes tanto persona jurídica como natural que realicen los pagos al Sistema de Seguridad Social a través de la planilla integrada de liquidación de aportes a la Seguridad Social por internet, se denominará EL USUARIO, y sus condiciones son las que a continuación se disponen, además de las normas legales vigentes que regulan la materia. Este documento está sujeto a modificaciones y actualizaciones las cuales producirán sus efectos desde el momento en que sean publicadas en el portal web.

El presente documento contiene los términos y condiciones que deberá tener en cuenta y cumplir EL USUARIO para el uso adecuado del Sistema de Planilla Integrada de Liquidación de Aportes a la Seguridad Social que en adelante y para los efectos del presente documento se denominará EL SISTEMA.

4. SERVICIO Y USO DEL SISTEMA
EL SISTEMA es un servicio destinado a facilitar la liquidación y pago de aportes a la Seguridad Social vía internet mediante el sitio www.simple.co, para lo cual, EL USUARIO, debe contar con una solución tecnológica que le permita acceder a EL SISTEMA, realizar el registro correspondiente de cotizantes, hacer la liquidación de los aportes en cada una de los subsistemas que comprende la Seguridad Social, y el acceso al botón de pagos para que a través del sitio de su entidad bancaria, el USUARIO de la orden de débito de su cuenta para el correspondiente crédito a las Administradoras.

El contenido de la página web de EL OPERADOR DE INFORMACIÓN, sus desarrollos, actualizaciones e inclusión de nuevos servicios, son de exclusiva propiedad de SIMPLE S.A. por ende no se autoriza a terceros a reproducirlos, comercializarlos ó venderlos.

Para efectos de lo dispuesto en la cláusula anterior, EL PORTAL proporcionará una clave de acceso a EL USUARIOpara que pueda acceder al sistema y definirá los parámetros de registro y los pasos que deben agotarse.

En ciertos eventos, el servicio del PORTAL, y sin que ello genere responsabilidad alguna a cargo de EL OPERADOR DE INFORMACION, no estará disponible por necesidades de mantenimiento, actualización o cambios de cualquier naturaleza en la plataforma tecnológica, administrativa o logística, ajuste por cambios legales, reparaciones del sistema, entre otros; en cualquiera de estos eventos y en la medida de las posibilidades, EL OPERADOR DE INFORMACIÓNdará aviso a los USUARIOS.

El SISTEMA comprende los siguientes servicios para el pago electrónico integrado de aportes a la Seguridad Social:

Zona Pública de Internet con información general sobre el portal y el sistema de pago de aportes por planilla unificada.
Registro e inscripción de Aportantes.
Preparación y cargue de archivos para pago integrado de aportes.
Conexión con operadores financieros para el pago de los valores liquidados en la planilla integrada y el abono de los mismos en las cuentas de las administradoras correspondientes en los horarios definidos por dichos operadores financieros.
Consulta de reportes sobre información registrada por el aportarte.
Los documentos, reportes, soportes de envío o registro de información electrónicos que genere EL SISTEMA se tendrán como plena prueba de las operaciones y transacciones efectuadas o instruidas por EL USUARIO.
El sistema de liquidación de aportes que EL OPERADOR DE INFORMACIÓN utiliza para el manejo y custodia de la información, opera de acuerdo con las mejores prácticas de administración de información definidas, garantizando así altos estándares de seguridad, sin embargo, los alcances de estas prácticas no pueden garantizar los equipos, aplicativos y medios de comunicación utilizados por el Aportante, quien será responsable de la seguridad de la información transada en los tramos y equipos y otros dispositivos bajo su control.

Para efectos de facilitar la utilización y agilizar el uso del sistema, EL OPERADOR DE INFORMACIÓN, ofrece diferentes opciones y servicios de apoyo para la elaboración de la planilla; al utilizar estas herramientas, ES RESPONSABILIDAD exclusiva del Aportante validar el contenido final e introducir los ajustes de datos requeridos antes de realizar el pago final correspondiente.

Cuando los Aportantes realicen la carga de la planilla integrada, el sistema realizará un cálculo para totalizar de las operaciones numéricas, el cual no comprende la validación de los valores ingresados por los Aportantes. En el evento en que la planilla sea digitada directamente en el sistema, el sistema calculará automáticamente con base en la información ingresada, el valor de los aportes a cada Administradora y el valor total a pagar.

EL OPERADOR DE INFORMACIÓN no presta soporte ni asesora a EL USUARIO en sistemas operacionales, ni presta asesoría técnica en hardware ni software o similares.

5. REGISTRO
EL USUARIO deberá acceder a la zona pública del portal, donde se registrará en EL SISTEMA y solicitará la respectiva clave de acceso a la zona transaccional, la cual será enviada por EL PORTAL a la dirección de correo electrónico, registrada por EL USUARIO al momento del registro. EL USUARIO acreditado mediante la clave de acceso mencionada podrá ingresar a la zona transaccional del portal, de acuerdo al procedimiento definido por EL OPERADOR DE INFORMACIÓN.

La clave de acceso y operaciones constituirán la firma electrónica que identificará a EL USUARIO en sus relaciones conEL OPERADOR DE INFORMACIÓN vía Internet, y estarán bajo su control exclusivo. Por tanto, será absoluta responsabilidad de EL USUARIO el nivel de seguridad con el que maneje su clave de acceso y su clave para operaciones.

De esta manera, una vez que EL USUARIO se registra en el sistema y se encuentra acreditado como tal, se entiende que conoce las condiciones aquí descritas y las acepta, así como, las normas legales que regulan el uso de la planilla integrada de liquidación de aportes a la Seguridad Social y en tal sentido hace uso del mismo.

6. EL USUARIO
De acuerdo con la normatividad y quienes para los efectos de este documento se denominan USUARIO, son todos los empleadores (persona jurídica o natural) e independientes que deban realizar aportes al Sistema de Seguridad Social según lo dispone el Decreto 1465 de 2005, y demás normas legales vigentes que regulen la materia.

EL USUARIO conservará total autonomía en la información que ingresa a EL SISTEMA y en el manejo de la clave asignada para realizar la operación de liquidación y pago de aportes, así como, de los equipos, herramientas y demás elementos que use para el efecto. Así, cualquier operación realizada por EL USUARIO con la utilización de su clave será entendida como emanada válida, legítima y auténticamente por éste, sin que EL OPERADOR DE INFORMACIÓN tenga la obligación de realizar o tomar medidas de seguridad adicionales en tal sentido; la operación ante la ENTIDAD FINANCIERA ORIGINADORA O AUTORIZADORA, se regirá por los términos y condiciones pactados entre esta última yEL USUARIO, por tanto se aclara que en ningún caso EL PORTAL pedirá a EL USUARIO clave y/o información relacionada con acceso a la ENTIDAD FINANCIERA ORIGINADORA O AUTORIZADORA.

De conformidad con lo anterior, cualquier inconveniente o duda que surja en cuanto al pago de aportes a través de la ENTIDAD FINANCIERA ORIGINADORA O AUTORIZADORA, EL USUARIO se dirigirá a este para el efecto.

Se hace expresa claridad que los pagos por defecto o por exceso que realice EL USUARIO de aportes a la Seguridad Social, derivado de inclusión de información errada a EL SISTEMA, son de su única y exclusiva responsabilidad.

Así mismo, EL USUARIO acepta al acceder a EL PORTAL y utilizar sus servicios, los términos y condiciones, limitaciones y riesgos que pueda representar desde el acceso a este hasta la culminación de la operación y transacción. De esta manera, declara que exonera de responsabilidad por demoras que tengan las operaciones bien sea derivadas o sean afectadas por fallas de un sistema de comunicaciones, sistema de computo o fluido eléctrico, así como, de eventos de fuerza mayor, caso fortuito y/o hecho de un tercero.

7. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
EL USUARIO al aceptar los términos de este reglamento, expresamente autoriza que sus datos personales sean utilizados por SIMPLE S.A. para las siguientes actividades complementarias y conexas a su actividad principal, tales como: envío masivo de boletines de actualización normativa, envío de información sobre su oferta en sus productos y servicios, dar cumplimiento a obligaciones contraídas con los clientes, actividades de mercadeo, promoción de servicios y productos propios de sus accionistas o de sus aliados, invitaciones a concursos y eventos corporativos, suministro de información corporativa, evaluación de calidad de sus servicios y productos, realización de estudios internos sobre comportamiento del mercado, elaboración de estadísticas, encuestas de satisfacción, suministro de información a las entidades gubernamentales y procesamiento de información para la liquidación y pago de cesantías.

Para estos efectos, se entiende por “Dato Personal”, cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

7.1. DERECHOS DEL USUARIO FRENTE AL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES
Respecto del tratamiento de los datos en las actividades conexas y complementarias relacionadas en el numeral 7 del presente documento, los titulares de la información podrán conocer, actualizar, rectificar, solicitar la revocación / supresión de la autorización del dato, solicitar información gratuita sobre sus datos, presentar reclamaciones y en general, ejercer todos los derechos que le asisten como titular en virtud de la ley de protección de datos personales.

Respecto del tratamiento de los datos concernientes a las actividades de liquidación y pago de PILA y Cesantías, los cotizantes podrán ejercer los derechos antes descritos únicamente a través de su Empleador o Aportante o ante las Administradoras.

8. RESPONSABILIDADES DEL USUARIO FRENTEL AL USO DEL SISTEMA.
Además de los deberes, obligaciones y responsabilidades emanadas del uso de EL SISTEMA establecidos en este documento, también se incluyen a cargo de EL USUARIO los siguientes:

Establecer los controles necesarios para que terceras personas no autorizadas operen EL SISTEMA.
Guardar confidencialidad sobre los mecanismos y sistemas de operación de EL SISTEMA.
Leer y tener presente el contenido del Manual de EL USUARIO, ubicado dentro del menú de navegación, para efectos de poder Ingresar, tener una salida de forma segura y exitosa a/de los servicios de EL PORTAL.
Mantener a su propio costo y gasto el equipo y los servicios de comunicación necesarios para utilizar el servicio; EL OPERADOR DE INFORMACIÓN no se hará responsable de la disponibilidad, ni de la confiabilidad de dicho equipo o de los servicios de comunicación utilizados por EL USUARIO.
Ser responsable por la confidencialidad, uso de su cuenta y clave de acceso, por todas las órdenes transmitidas a través de su cuenta y clave de acceso.
Notificar por escrito firmado por representante legal a EL OPERADOR DE INFORMACIÓN cualquier incidente de seguridad tales como: pérdida o robo de su clave de acceso, uso no autorizado de su cuenta o clave de acceso del servicio electrónico o de algún tipo de información, la confirmación de alguna orden que EL USUARIO no emitió y alguna imprecisión o desacuerdo en la transmisión de la información, para efectos que EL OPERADOR DE INFORMACIÓN en la medida de lo posible pueda tomar medidas que eviten la actuación fraudulenta de terceros por esa circunstancia.
Realizar con la debida anticipación a las fechas previstas en las normas legales vigentes, el cargue y validación de la información en EL PORTAL y pago a través del sistema de pago, de las cotizaciones al Sistema de Seguridad Social previendo y evitando que el acceso masivo de usuarios en fechas límite, congestione, bloquee y en general le impida realizar los pagos al sistema de Seguridad Social en los términos y condiciones dispuestos en las normas legales y en el presente reglamento. Lo anterior, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 39 del Decreto 1400 de 1999 que establece: “Deberes especiales del empleador. Las consecuencias derivadas de la no, presentación de las declaraciones de autoliquidación de aportes o de errores y omisiones en ésta, que afecten el cubrimiento y operatividad del Sistema de Seguridad Integral o la prestación de los servicios que él contempla con respecto a uno o más de los afiliados, serán responsabilidad exclusiva del Aportante.”
Realizar las consultas de autoliquidaciones por empresa en la página de EL OPERADOR DE INFORMACIÓN, lo cual le permitirá ver los aportes que ha realizado por periodos definidos, misma información con la que cuenta la(s) administradoras(s) para la comprobación de datos y verificación de pagos.
PARÁGRAFO: Los términos y condiciones establecidos en este documento, regulan el uso de la planilla de pagos de aportes como herramienta y medio a disposición de EL USUARIO para el efecto, y en ningún momento sustituye, suple o elimina la responsabilidad que tanto éste como la(s) Administradora(s) les compete dentro del Sistema de Seguridad Social, en cuanto a aspectos como verificación de pagos y su correspondiente conciliación, permanencia de la afiliación de los cotizantes y /o sus beneficiarios, permanencia y continuidad en la prestación de los servicios a los afiliados y/o beneficiarios, entre otros.

Si EL USUARIO ingresa a través de este portal, datos personales de miembros de su familia y/u otras personas a cargo en calidad de beneficiarios, se entiende que tiene el consentimiento expreso para hacerlo y en tal sentido, expresamente autoriza la recolección, almacenamiento, utilización, divulgación, transferencia, procesamiento y supresión de datos o información personal aquí descrita, y le es aplicable el presente reglamento de uso a tal información.

De conformidad con lo establecido en el artículo 39 del Decreto 1406 de 1999, “Las consecuencias derivadas de la no presentación de las declaraciones de autoliquidación de aportes o de errores u omisiones en ésta, que afecten el cubrimiento y operatividad del Sistema de Seguridad Integral o la prestación de los servicios que él contempla con respecto a uno o más de los afiliados, serán responsabilidad exclusiva del Aportante”.

9. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD
EL OPERADOR DE INFORMACIÓN no será responsable en los siguientes eventos:

Uso indebido del servicio que presta su página Web por parte de las personas autorizadas o no, por EL USUARIO, para operar el servicio; en consecuencia, EL USUARIO asume toda la responsabilidad de las operaciones ordenadas mediante el servicio de la página web a EL SISTEMA empleando su clave de acceso y clave para operaciones; para el efecto, EL USUARIO acepta desde ahora como prueba de las operaciones y/o transacciones efectuadas, los registros magnéticos que se originen.
Perjuicios de cualquier naturaleza que pueda sufrir EL USUARIO como consecuencia de una imposibilidad, demora o deficiente transmisión de los datos u operaciones solicitadas en su computador, a causa de fallas de comunicación, fallas en el equipo utilizado por EL USUARIO o fallas técnicas ajenas al control de EL OPERADOR DE INFORMACIÓN. Tampoco será responsable en los eventos de fuerza mayor, caso fortuito o causa extraña que en algún momento puedan ocasionarle perjuicios AL USUARIO.
En los eventos en que las operaciones no puedan realizarse por causas atribuidas a EL USUARIO, tales como acreencias embargadas, fallas de operación y funcionabilidad del sistema, por incorrecta operación del sistema, por daños en los sistemas de comunicación u otros que estén por fuera del control de EL OPERADOR DE INFORMACIÓN, errores, demoras y en general acciones derivadas de EL USUARIO que impidan el cargue adecuado de la información, el procesamiento de la información, pago y confirmación adecuada como “operación exitosa”.
Por causas derivadas de los términos y condiciones de uso dispuestos por la ENTIDAD FINANCIERA ORIGINADORA O AUTORIZADORA ó con el sistema de pago con quien realice las operaciones de débito y crédito de aportes.
Por pérdida o daño de registros, bases de datos o información de EL USUARIO o por daño a cualquiera de ellos. Los procesos de autoliquidación de aportes son desarrollados por EL PORTAL, exclusivamente a partir de la información que ingrese EL USUARIO.
EL OPERADOR DE INFORMACIÓN no será responsable frente al USUARIO o frente a terceros de infracciones, daños o perjuicios generados en razón de los contenidos adicionales e información incluida en la página, su validez, autenticidad o integridad, o la interpretación que de los mismos haga EL USUARIO.
EL OPERADOR DE INFORMACIÓN queda exonerado de toda responsabilidad derivada de situaciones como: actos de terrorismo, sabotajes, incluyendo ataques informáticos, motines, huelgas, decisiones de autoridad soberana, actos o hechos de terceros, atracos, guerras, terremotos, inundaciones, vendavales, tornados, huracanes y, en general, cualquier situación análoga a las anteriores. haga EL USUARIO.
Se entienden justificadas las salidas de los servicios originadas en situaciones normales tales como las derivadas del mantenimiento, programación, pruebas programadas. haga EL USUARIO.
Se entienden justificadas las salidas de servicio originadas en medidas de protección de la integridad del sistema, como en el caso de flujos de operaciones que a juicio de EL OPERADOR DE INFORMACIÓN resulten inusuales y potencialmente puedan implicar un ataque al sistema o fraude masivo o como en el caso que se detecten vulnerabilidades en el sistema que ameriten una medida semejante, entre otros.
Las demás dispuestas en el presente reglamento.
Sin perjuicio de lo establecido anteriormente, EL OPERADOR DE INFORMACIÓN se compromete a adoptar en EL SISTEMA medidas de seguridad que sean razonables dentro de los estándares de estos, con el fin de evitar y garantizar en un alto porcentaje la disponibilidad, confidencialidad e integridad del mismo, contemplando y aceptando por ELUSUARIO el riesgo residual existente para cualquier sistema.

10. VIGENCIA
EL USUARIO podrá utilizar los servicios ofrecidos por EL OPERADOR DE INFORMACIÓN a través de la Página Web indefinidamente, salvo se presenten alguna(s) de las siguientes situaciones:
a) incumplimiento de la normatividad o reglamentación vigente por parte de EL USUARIO,
b) disolución, liquidación ó fusión de SIMPLE S.A. Una vez finalicen estas relaciones, EL OPERADOR DE INFORMACIÓN suspenderá el acceso a la zona transaccional de EL PORTAL, sin necesidad de ninguna comunicación.
Sin embargo EL OPERADOR DE INFORMACIÓN se reserva el derecho a suspender temporal o definitivamente el acceso a EL PORTAL de uno(s) USUARIO(S), sin aviso previo cuando considere que se están incumpliendo las obligaciones a cargo de este(os), derivadas de este reglamento o de las normas legales que regulan este tema; en consecuencia EL USUARIO y/o las personas por este autorizadas, no podrá acceder a EL PORTAL y hacer uso de este.

Este reglamento se aplicará a EL USUARIO que acepte las condiciones dispuestas en el mismo, seleccionado la casilla “He leído y acepto los términos y condiciones de uso de PAGO SIMPLE” que al final se dispone, el cual podrá ser modificado por EL OPERADOR DE INFORMACIÓN en cualquier momento entendiéndose que las modificaciones incluidas se entenderán aceptadas si luego de publicadas en EL PORTAL, EL USUARIO continua realizando la autoliquidación de aportes correspondiente.