SISTEMA DE PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACION DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL POR INTERNET
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Para los propósitos de este reglamento se aplican los términos y definiciones presentadas en seguida:
1. Operador de Información: Entidad que suministra al aportante el acceso a la planilla integrada de liquidación de aportes y permite el ingreso, modificación, validación y corrección posterior de los conceptos detallados de pagos.
2. Operador Financiero: Son la(s) institución(es) financieras y/o los subsistemas de pago, que permiten al aportante efectuar el débito a su cuenta y a las administradoras recibir los créditos correspondientes.
3. Sistema de Seguridad Social: esta conformado por el sistema de pensiones, sistema de salud, sistema de riesgos profesionales y el sistema de servicios sociales complementarios.
4. Planilla Integrada de Liquidación de Aportes: Formulario electrónico dispuesto por el ministerio de la protección social para el reporte de la información y pago de los aportantes al sistema de seguridad social.
5. Administradora: Se entienden las entidades administradoras de pensiones (AFP), entidades promotoras de salud (EPS), entidades administradoras de riesgos profesionales (ARP), así como el servicio nacional de aprendizaje (SENA), el instituto colombiano de bienestar familiar (ICBF), las cajas de compensación familiar (CCF) y, en lo pertinente, a escuela superior de administración pública y el ministerio de educación nacional (MEN).
6. El Portal: corresponde a la Página Web www.pagosimple.com.
7. Zona Pública del portal. Comprende las partes o secciones del portal, cuyo contenido de información es clasificado como público y puede ser consultado por cualquier persona, sin afectar la confidencialidad de los aportantes.
8. Zona Transaccional del portal. Comprende específicamente la sección transaccional del portal, cuyo contenido de información es clasificado como confidencial y puede ser consultado únicamente por el USUARIO acreditado o aportante, previamente inscrito en el SISTEMA. La información a consultar es únicamente la de su propiedad.
INTRODUCCION
En adelante y para todos los efectos contenidos en el presente reglamento la sociedad SIMPLE S.A. se denominará EL OPERADOR DE INFORMACIÓN y los empleadores tanto persona jurídica como natural que realicen los pagos al Sistema de Seguridad Social a través de la planilla integrada de liquidación de aportes a la seguridad social por internet, se denominarán EL USUARIO, y sus condiciones son las que a continuación se disponen, además de las normas legales vigentes que regulan la materia. Este documento está sujeto a modificaciones las cuales producirán sus efectos desde el momento en que sean publicadas en el sitio web.
El presente documento contiene los términos y condiciones que deberá tener en cuenta y cumplir EL USUARIO para el uso adecuado del Sistema de Planilla Integrada de Liquidación de Aportes a la Seguridad Social que en adelante y para los efectos del presente documento se denominará EL SISTEMA.
SERVICIO Y USO DEL SISTEMA
EL SISTEMA es un servicio destinado a facilitar la liquidación y pago de aportes a la seguridad social vía internet mediante el sitio www.pagosimple.com para lo cual EL USUARIO debe contar con una solución tecnológica que le permita acceder a EL SISTEMA, realizar el registro correspondiente de trabajadores, hacer la liquidación de cotizaciones en cada una de los regímenes que comprende la seguridad social, así como, generar las órdenes de forma tal que EL USUARIO pueda llevar a cabo el débito y el crédito a las diferentes administradoras a través del OPERADOR DE INFORMACIÓN definido por éste, lo anterior de acuerdo con las normas legales vigentes que rigen la materia.
El contenido de la página web de EL OPERADOR DE INFORMACIÓN, sus desarrollos, actualizaciones e inclusión de nuevos servicios, son de exclusiva propiedad de esta Corporación, por ende no se autoriza a terceros a reproducirlos o venderlos.
Para efectos de lo dispuesto en la cláusula anterior, EL PORTAL proporcionará una clave de acceso a EL USUARIO para que pueda acceder al sistema y definirá los parámetros de registro y los pasos que deben agotarse.
El SISTEMA comprende los siguientes servicios para el pago electrónico integrado de aportes a la seguridad social:
• Zona Pública de Internet con información general sobre el portal y el sistema de pago de aportes por planilla unificada.
• Registro e inscripción de Aportantes.
• Preparación y cargue de archivos para pago integrado de aportes.
• Conexión con operadores financieros para el pago de los valores liquidados en la planilla integrada y el abono de los mismos en las cuentas de las administradoras correspondientes en los horarios definidos por dichos operadores financieros.
• Consulta de reportes sobre información registrada por el aportarte.
Los documentos, reportes, soportes de envío o registro de información electrónicos que genere EL SISTEMA se tendrán como plena prueba de las operaciones y transacciones efectuadas o instruidas por EL USUARIO.
El sistema de pagos que el OPERADOR DE INFORMACIÓN utiliza para el manejo y custodia de la información opera de acuerdo con las mejores prácticas de administración de información definidas garantizando así altos estándares de seguridad, sin embargo, los alcances de estas prácticas no pueden garantizar los equipos, aplicativos y medios de comunicación utilizados por el Aportante, quien será responsable de la seguridad de la información transada en los tramos y equipos y otros dispositivos bajo su control.
Para efectos de facilitar la utilización y agilizar el uso del sistema, el OPERADOR DE INFORMACION ofrece diferentes opciones para la elaboración de la planilla; al utilizar estas herramientas, ES RESPONSABILIDAD del aportante validar el contenido final e introducir los ajustes de datos requeridos antes de realizar el pago final correspondiente.
Cuando los aportantes realicen la carga de la planilla integrada, el sistema realizara la validación de las totalizaciones de las operaciones numéricas generando un informe de inconsistencias a fin de que el aportante haga las correcciones pertinentes en la planilla; dicha validación no comprende la validación del cálculo de los aportes. En el evento en que la planilla sea digitada directamente en el sistema, el sistema calculará automáticamente con base en la información ingresada, el valor de los aportes a cada Administradora y el valor total a pagar.
REGISTRO
EL USUARIO deberá acceder a la zona pública del portal, donde se registrará en EL SISTEMA y solicitará la respectiva clave de acceso a la zona transaccional, la cual será enviada por EL PORTAL a la dirección de correo electrónico, registrada por EL USUARIO una vez se culmine el procedimiento de registro. EL USUARIO acreditado mediante la clave de acceso mencionada podrá ingresar a la zona transaccional del portal, de acuerdo al procedimiento definido por el OPERADOR DE INFORMACIÓN.
La clave de acceso y operaciones constituirán la firma electrónica que identificará a EL USUARIO en sus relaciones con EL OPERADOR DE INFORMACION vía Internet, y estarán bajo su control exclusivo. Por tanto, será absoluta responsabilidad de EL USUARIO el nivel de seguridad con el que maneje su clave de acceso y su clave para operaciones.
De esta manera, una vez que EL USUARIO se registra en el sistema y se encuentra acreditado como tal, se entiende que conoce las condiciones aquí descritas y las acepta, así como, las normas legales que regulan el uso de la planilla integrada de liquidación de aportes a la seguridad social y en tal sentido hace uso del mismo.
EL USUARIO
De acuerdo con la normatividad y quienes para los efectos de este documento se denominan USUARIO, son todos los empleadores (persona jurídica o natural) e independientes que deban realizar aportes al sistema de la seguridad social según lo dispone el Decreto 1465 de 2005.
El USUARIO conservará total autonomía en la información que ingresa a EL SISTEMA y en el manejo de la clave asignada para realizar la operación de liquidación y pago de aportes. Así, cualquier operación realizada por EL USUARIO con la utilización de su clave será entendida como emanada válida, legítima y auténticamente por éste, sin que EL OPERADOR DE INFORMACION tenga la obligación de realizar o tomar medidas de seguridad adicionales en tal sentido.
Se hace expresa claridad que los pagos por defecto o por exceso que realice EL USUARIO de aportes a la seguridad social, derivado de inclusión de información errada a EL SISTEMA, son de su única y exclusiva responsabilidad.
DEBERES Y RESPONSABILIDADES DEL USUARIO
Además de los deberes, obligaciones y responsabilidades emanadas del uso de EL SISTEMA establecidos en este documento, también se incluyen a cargo de EL USUARIO lo siguiente:
1). Establecer los controles necesarios para que terceras personas no autorizadas operen EL SISTEMA.
2). Guardar confidencialidad sobre los mecanismos y sistemas de operación de EL SISTEMA.
3). No permitir que terceros conozcan sus claves de acceso al servicio y de operaciones.
4). Mantener a su propio costo y gasto el equipo y los servicios de comunicación necesarios para utilizar el servicio; EL OPERADOR DE INFORMACION no se hará responsable de la disponibilidad, ni de la confiabilidad de dicho equipo o de los servicios de comunicación utilizados por EL USUARIO.
5). Ser responsable por la confidencialidad, uso de su cuenta y clave de acceso, por todas las órdenes transmitidas a través de su cuenta y clave de acceso.
6). Notificar por escrito y firmado por representante legal a EL OPERADOR DE INFORMACION la pérdida o robo de su clave de acceso; uso no autorizado de su cuenta o clave de acceso, del servicio electrónico o de algún tipo de información y/o la confirmación de alguna orden que EL USUARIO no emitió, o alguna imprecisión o desacuerdo en la transmisión de la información, para efectos que el OPERADOR DE INFORMACION en la medida de lo posible pueda tomar medidas que eviten la actuación fraudulenta de terceros por esa circunstancia, mediante el bloqueo de la clave.
7). Realizar las consultas de autoliquidaciones por empresa en la página del OPERADOR DE INFORMACIÓN, lo cual le permitirá ver los aportes que ha realizado por periodos definidos, misma información con la que cuenta la(s) administradoras(s) para la comprobación de datos y verificación de pagos. Si encuentra alguna inconsistencia en ello, deberá informar a EL OPERADOR DE INFORMACIÓN, dentro de las 24 horas siguientes al reporte de información con el fin de realizar los ajustes y arreglos pertinentes. PARÁGRAFO: Los términos y condiciones establecidos en este documento, regulan el uso de la planilla de pagos de aportes como herramienta y medio a disposición de EL USUARIO para el efecto, y en ningún momento sustituye, suple o elimina la responsabilidad que tanto éste como la(s) administradora(s) les compete dentro del sistema de seguridad social, en cuanto a aspectos como verificación de pagos y su correspondiente conciliación, permanencia de la afiliación de los cotizantes y /o sus beneficiarios, permanencia y continuidad en la prestación de los servicios a los afiliados y/o beneficiarios, entre otros.
LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD
El OPERADOR DE INFORMACIÓN no será responsable en los siguientes eventos:
1. Uso indebido del servicio que presta su página Web por parte de las personas autorizadas o no, por EL USUARIO, para operar el servicio. En consecuencia, EL USUARIO asume toda la responsabilidad de las operaciones ordenadas mediante el servicio de la página Web a EL SISTEMA empleando su clave de acceso y clave para operaciones. Para el efecto, EL USUARIO acepta desde ahora como prueba de las operaciones y/o transacciones efectuadas, los registros magnéticos que se originen.
2. Perjuicios de cualquier naturaleza que pueda sufrir EL USUARIO como consecuencia de una imposibilidad, demora o deficiente transmisión de los datos u operaciones solicitadas en su computador, a causa de fallas de comunicación, fallas en el equipo utilizado por EL USUARIO o fallas técnicas ajenas al control del OPERADOR DE INFORMACIÓN. Tampoco será responsable en los eventos de fuerza mayor, caso fortuito o causa extraña que en un algún momento puedan ocasionarle perjuicios al equipo o medio físico utilizado por EL USUARIO para comunicarse con EL SISTEMA.
3. En los eventos en que las operaciones no puedan realizarse por causas atribuidas a EL USUARIO, tales como acreencias embargadas, fallas de operación y funcionabilidad del sistema, por incorrecta operación del sistema, por daños en los sistemas de comunicación u otros que estén por fuera del control de EL OPERADOR DE INFORMACIÓN.
4. Por causas derivadas de los términos y condiciones de uso dispuestos por el operador financiero y/o de la entidad financiera con que realice las operaciones de débito y crédito de aportes.
Sin perjuicio de lo establecido anteriormente, EL OPERADOR DE INFORMACIÓN se compromete a adoptar en EL SISTEMA medidas de seguridad que sean razonables dentro de los estándares de estos, con el fin de evitar y tratar de garantizar en un alto porcentaje la disponibilidad, confidencialidad e integridad del mismo, contemplando y aceptando por EL USUARIO el riesgo residual existente para cualquier sistema.
VIGENCIA
EL USUARIO podrá utilizar los servicios ofrecidos por EL OPERADOR DE INFORMACION a través de la página Web indefinidamente, salvo se presenten alguna(s) de las siguientes situaciones: a) Incumplimiento de la normatividad o reglamentación vigente por parte de EL USUARIO, b) disolución, Liquidación ó fusión de Simple S.A. Una vez finalicen estas relaciones, EL OPERADOR DE INFORMACION suspenderá el acceso a la zona transaccional de EL PORTAL, sin necesidad de ninguna comunicación.
Sin embargo EL OPERADOR DE INFORMACION se reserva el derecho a suspender temporal o definitivamente el acceso a EL PORTAL de uno(s) USUARIO(S), sin aviso previo.
