El presente documento consagra la Política de Tratamiento de los Datos de personas naturales sobre los cuales la empresa Sistema Integrado Múltiple de Pagos Electrónicos – SIMPLE S.A se hace responsable o encargado del tratamiento de los datos personales de forma directa y autónoma, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto reglamentario 1377 de 2013.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS

1.1 DATOS PERSONALES DE USUARIOS, APORTANTES Y COTIZANTES:

Sistema Integrado Múltiple de Pagos Electrónicos SIMPLE S.A. es un Operador de Información del Sistema General de Protección Social para la liquidación y pago de aportes – PILA- de conformidad con lo establecido en el Decreto 1465 de 2005, modificado por el Decreto 1931 de 2006. En virtud de dichas disposiciones SIMPLE S.A. como responsable del tratamiento de datos personales de los aportantes o usuarios y encargado del tratamiento de los datos personales de los cotizantes se encuentra autorizado entre otras actividades para recolectar, actualizar, administrar, tratar, procesar, almacenar, usar, transferir – a los terceros encargados del tratamiento – y transmitir – a los diferentes actores del sistema de seguridad social y parafiscales-, los datos de la Protección Social.

Adicionalmente, para desarrollar actividades propias del objeto social SIMPLE S.A, por sí mismo o a través de los terceros definidos por éste, realiza el tratamiento de datos personales de sus usuarios, aportantes y cotizantes para fines complementarios y conexos a su actividad principal, tales como: envío masivo de boletines de actualización normativa, envío de información sobre su oferta en sus productos y servicios, dar cumplimiento a obligaciones contraídas con los clientes, actividades de mercadeo, promoción de servicios y productos propios de sus accionistas o de sus aliados, invitaciones a concursos y eventos corporativos, suministro de información corporativa, evaluación de calidad de sus servicios y productos, realización de estudios internos sobre comportamiento del mercado, elaboración de estadísticas, encuestas de satisfacción, suministro de información a las entidades gubernamentales y procesamiento de información para la liquidación y pago de cesantías con previa solicitud del aportante.

1.2 DATOS PERSONALES DE LOS PROVEEDORES:

SIMPLE S.A. realiza el tratamiento de datos de sus proveedores exclusivamente para fines de relacionamiento, comunicación, registro, acreditación, consolidación, organización, actualización, aseguramiento, procesamiento, investigación, autorización, reporte, estadística, planeación, mejora, análisis, tramitación, auditaje, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores que prestan sus servicios a SIMPLE S.A.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de la información tendrán los siguientes derechos:

  1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, ó fraccionados; o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido, induzcan a error, o que no hayan sido autorizados en los términos de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).
  2. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento.
  3. c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. d) Presentar ante la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).
  5. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Respecto del tratamiento de los datos concernientes a las actividades de liquidación y pago de PILA, Cesantías y Pensiones Voluntarias, los cotizantes en calidad de titulares de la información podrán ejercer los derechos antes descritos únicamente a través de su Empleador-Aportante- o ante las Administradoras.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En los casos en que se requiera, se solicitará al titular autorización previa para el tratamiento de sus datos, antes o al momento de la captura de la información. La autorización será expresa e informada a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, en el sentido de incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.

ÁREA COMPETENTE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

El titular por sí mismo o a través de la persona legitimada, puede ejercer sus derechos respecto de los datos tratados por SIMPLE S.A., de forma verbal a los teléfonos 3432949 en Bogotá; 5540515 en Cali y en el resto del país al 018000 971971 o por escrito a través de los siguientes canales:

Las solicitudes deberá escribirse en español, en letra imprenta o manuscrita clara y legible, y contener como mínimo la siguiente información:

  1. Nombres y Apellidos del titular del derecho
  2. Número de identificación del titular del derecho
  3. Datos de notificación del solicitante (Dirección del domicilio o del correo electrónico, y teléfono de contacto)
  4. Descripción del reclamo, queja o solicitud
  5. Razones en las que fundamenta el reclamo, queja o solicitud
  6. Si la solicitud es presentada por un tercero a nombre del titular, documentos que acrediten la legitimación para ejercer los derechos del titular.

Las solicitudes que cumplan con los requisitos antes mencionados serán contestadas al lugar de notificación indicado por el solicitante dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibo del mismo. En el evento en que la solicitud sea incompleta, SIMPLE S.A. a través del área de SERVICIO AL CLIENTE, indicará la información o documentos faltantes para que sean subsanados por el solicitante. Se tendrá como desistida la solicitud, que no sea subsanada.

CALIDAD, SEGURIDAD, INTEGRIDAD y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN.

SIMPLE S.A. maneja sus datos bajo una política de seguridad de la información con certificación ISO 27001, y está comprometida con el cumplimiento de la protección de la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información; aplicada desde la recepción, el procesamiento, almacenamiento, tratamiento y transmisión de datos.

Es así, que SIMPLE S.A cuenta con controles que restringen el acceso a la información de sus bases de datos, al personal y/o usuarios no autorizados, así como terceros que puedan afectar la información personal, como garantía de la calidad y buen uso de los datos. Adicionalmente, cuenta con políticas para el cifrado de datos de tal manera que el transporte de la información sea seguro, y políticas que garantizan la disponibilidad de los datos del cliente en el momento que sean requeridos.

El cumplimiento de estas políticas es exigido a los empleados, contratistas, proveedores y terceros que apoyan la gestión de SIMPLE S.A.

INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Nombre ó razón social: Sistema Integrado Múltiple de Pagos Electrónicos – SIMPLE S.A

Domicilio: Bogotá D.C.

Dirección: Calle 98 # 22-64 Oficina 1207

Correo electrónico: servicioalcliente@pagosimple.com

Teléfono: 3258989

DATOS PERSONALES DE NIÑAS, NIÑOS Y/O ADOLESCENTES:

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que no sean de naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos en su tratamiento:

  1. a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  2. b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
  3. c) Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Cumplidos los anteriores requisitos, SIMPLE S.A. solicitará autorización para el tratamiento de datos al representante legal del niño, niña o adolescente.

DATOS SENSIBLES:

SIMPLE S.A. en garantía del Habeas Data y el Derecho a la Intimidad aplicará las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que el titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos contemplados en el artículo 6 de la ley 1581 de 2006.

VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad del tratamiento en cada base de datos, o el periodo que señale el contrato, la ley o un órgano judicial de manera específica.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA

Las presentes directrices de tratamiento de la información personal rigen desde el 01 de noviembre de 2016.